Com avaluar el teu stack tecnològic sense coneixements tècnics

Article spoiler:la majoria d'empreses descobreix tres coses durant una auditoria tecnològica que no esperava: eines que es dupliquen ent…Pensem en els nostres clients, així que hem fet una breu selecció de l’article. Prem per entendre ràpidament la idea principal.

la majoria d'empreses descobreix tres coses durant una auditoria tecnològica que no esperava: eines que es dupliquen entre si, una plataforma potent que fan servir al 10% de la seva capacitat, i un sistema antic que obliga tot el demés a adaptar-s'hi. L'exercici de puntuació al final porta 15 minuts i et dona una imatge prou clara per saber si la teva situació necessita atenció o si, de moment, estàs bé.

Abans de trucar ningú perquè revisi la teva tecnologia, fes això primer.

No perquè ho resoldrà per si sol. Sinó perquè els tres problemes que trobem amb més freqüència en les auditories són invisibles fins que algú s'asseu a revisar el panorama complet sense suposicions prèvies, i aquesta persona normalment ets tu.

El primer problema: eines que es dupliquen. Dues plataformes fent la mateixa feina perquè un proveïdor extern en va afegir una fa tres anys i ningú va cancel·lar la subscripció. O perquè l'equip va deixar de fer servir l'original però mai la va eliminar. Hem vist empreses pagant dues plataformes d'email màrqueting diferents alhora, sense que cap dels equips sabés que l'altra existia.

El segon: pagar per una plataforma cara i potent al 10% de la seva capacitat. Un sistema que va requerir un especialista per configurar-lo, que la major part de l'equip evita en comptes d'usar, i al qual tot el demés de l'empresa s'ha anat adaptant a poc a poc, perquè canviar-lo sembla massa.

El tercer: un sistema central que simplement és antic. No trencat. Simplement antic. Les actualitzacions es van aturar fa anys. S'hi van afegint eines noves al voltant perquè substituir-lo sembla arriscat. Com més temps passa, major és el cost d'afrontar-ho.

Cap d'aquestes situacions és òbvia des de dins. La manera de treure-les a la llum és recórrer cadascuna de les cinc zones que segueixen, anotar el que trobes realment, i fer la puntuació al final.

Zona 1: Què tens i per què pagues

Obre els teus extractes bancaris, targeta i domiciliacions. Llista totes les subscripcions de programari que paga la teva empresa, mensuals o anuals. No ho facis de memòria. Revisa els extractes reals.

Per a cada eina, anota com es diu, per a què serveix i qui la va configurar originalment.

La majoria d'empreses troba entre 15 i 30 eines. Si no les pots llistar de memòria, ja és informació útil: significa que ningú té el panorama complet, cosa que normalment significa que ningú ho gestiona activament.

Senyal d'alerta: qualsevol eina sobre la qual no estiguis segur de què fa o qui la fa servir.

Zona 2: Quan es va canviar per última vegada, i qui sap com funciona

Per a cada eina de la llista: quan es va actualitzar, reconfigurar o revisar per última vegada? I qui del teu equip entén com funciona prou bé per canviar alguna cosa si cal?

Algunes eines funcionen bé sense actualitzacions durant anys. D'altres es converteixen en riscos de seguretat. D'altres queden enrere respecte a les alternatives.

La pregunta real no és si la tecnologia és antiga. És si hi ha algú a la teva organització que l'entengui prou per mantenir-la, o si aquest coneixement va marxar quan algú va deixar l'empresa.

Senyal d'alerta: qualsevol eina on la resposta a "qui sap com funciona això" sigui un antic membre de l'equip, un proveïdor extern amb qui ja no treballes, o ningú que puguis anomenar.

Zona 3: Llicències pagades vs. persones que la fan servir de debò

Per a cada eina: quantes persones la fan servir i amb quina freqüència? No quantes tenen compte, sinó quantes l'obren en una setmana normal.

Aquí és on trobes les eines cares i buides. Una plataforma de gestió de projectes amb 12 llicències i 3 usuaris actius. Un CRM que l'equip comercial hauria de fer servir però on ningú anota res perquè "és més ràpid al full de càlcul compartit."

Si una eina té usuaris actius que en depenen cada dia, és crítica. Si té usuaris ocasionals que podrien migrar sense gaire disrupció, és candidata a ser substituïda o eliminada.

Senyal d'alerta: qualsevol eina en la qual el nombre real d'usuaris actius setmanals sigui inferior a la meitat de les persones que la paguen.

Zona 4: Què es trenca si això deixa de funcionar avui

Tria els cinc processos més importants del teu negoci: pressupostar clients, gestionar projectes, emetre factures, atendre suport, incorporar personal nou. Per a cadascun, traça quines eines el sostenen.

Ara pregunta: si una d'aquestes eines caigués demà, què passaria realment? L'equip té un pla manual de recanvi? Es pararia el treball del tot?

Això et diu quines eines són realment crítiques i quines simplement semblen importants. També revela punts únics de fallada en els quals probablement no has pensat.

Senyal d'alerta: qualsevol procés central que depengui d'una sola eina, sense recanvi manual i sense opció d'exportar les teves dades.

Zona 5: De què es queixa el teu equip, i a on apunta

Pregunta a tres o cinc persones que treballin amb els teus sistemes regularment. No pas què creuen que hauria de canviar, sinó què els frena més en un dia normal.

Les respostes solen ser concretes: "He de copiar les mateixes dades en tres llocs cada vegada que tanquem un tracte." "L'informe em porta dues hores cada divendres perquè res no està connectat." "No podem buscar res de fa més de sis mesos sense trucar a IT."

Aquí és on la majoria d'empreses s'equivoca: aquestes queixes gairebé sempre apunten a problemes d'integració, no a eines malmeses. L'instint és substituir alguna cosa. La solució sol ser connectar el que ja existeix. I connectar és més barat.

Senyal d'alerta: qualsevol procés en el qual la resposta impliqui copiar informació manualment entre sistemes.

L'exercici de puntuació: 15 minuts

Puntua cadascun dels aspectes següents d'1 (malament) a 5 (bé).

1. Claredat de costos - Saps per a què pagues i estàs pagant el que fas servir?

• 1: No tens llista completa ni idea del total
• 3: Tens quasi tot, però has trobat sorpreses en revisar-ho
• 5: Panorama clar, sense subscripcions sense ús, els costos corresponen a l'ús real

2. Sense duplicitats - Hi ha dues eines fent el mateix?

• 1: Has trobat diverses eines que es solapen
• 3: Hi ha algun solapament, però és manejable
• 5: Cada eina té un rol distint, res es duplica

3. Adopció real - Les eines que pagues es fan servir de debò?

• 1: Diverses eines amb ús baix o nul
• 3: La majoria s'usa, però hi ha dreceres o infrautilització constant
• 5: Cada eina la fa servir activament l'equip per al qual estava pensada

4. Independència de persones - El coneixement de com funcionen els teus sistemes viu a l'organització, no en el cap d'algú en concret?

• 1: Sistemes clau que només entén una persona o un antic membre de l'equip
• 3: Hi ha alguna documentació, però és parcial
• 5: Qualsevol de l'equip pot explicar com funciona cada eina crítica

5. Sense coll d'ampolla central - Tot s'està adaptant al voltant d'un sistema antic?

• 1: Sí: antic, sense suport actiu, i res pot canviar sense tenir-lo en compte
• 3: Hi ha un sistema central, però és operatiu i mantingut
• 5: Sense dependència obsoleta central; el stack pot evolucionar sense una migració forçada

Què indica la teva puntuació total:

22-25: El teu stack és en bon estat. Els problemes que has trobat són oportunitats de millora, no urgències.

15-21: Hi ha problemes reals, probablement duplicitats, baixa adopció o coneixement concentrat en una sola persona. Val la pena atendre-ho, però no és una emergència. Una auditoria enfocada et dona una llista de prioritats clara.

Per sota de 15: Almenys un dels tres problemes crònics és present d'una forma que ja et costa: en diners, en temps, o en la dificultat creixent de canviar qualsevol cosa. Com més temps passi sense atendre-ho, més arrelat estarà.

---

Si has fet aquest exercici i vols una segona opinió, o si el que has trobat et genera més preguntes que respostes, és exactament la conversa que tenim a l'inici de qualsevol projecte. Porta la teva llista, les teves puntuacions, les teves senyals d'alerta. Et direm amb honestedat què miraríem primer i per què. Escriu-nos.